Bei der Knappschaft-Bahn-See wird – wie auch in anderen Behörden und Unternehmen auch – intern auf vielfältige Weise kommuniziert. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen tauschen Informationen untereinander persönlich, schriftlich, telefonisch oder in anderer Form aus. Um effizienter und wirtschaftlicher zu handeln, sollen solche Informationen bei der Knappschaft-Bahn-See künftig stärker digital ausgetauscht werden. Daher wurde der Informationsaustausch zwischen der Rentensachbearbeitung und den Grundsatz- und Querschnittsbereichen geändert. Der bislang analoge Schriftverkehr erfolgt inzwischen weitgehend digital.
Kann im Einzelfall eine angemessene und vertretbare Entscheidung im Rentenbüro nicht getroffen werden, weil rechtliche, technische oder verfahrensrechtliche Fragen ungeklärt sind oder generelle Festlegungen erforderlich sind, werden die Grundsatz- und Querschnittsbereiche mit der Bitte um Unterstützung einbezogen.
Im Workflowverfahren wird die Anfrage über den Posteingang der Dezernatsleitung/Referatsleitung an den elektronischen Postkorb der Dezernatsleitung des zuständigen Grundsatz- und Querschnittsbereichs weitergeleitet.
Nach Bearbeitung des Prüfauftrags wird die Stellungnahme des G+Q-Bereichs über den Postkorb der Dezernats- / Referatsleitung an die Rentensachbearbeitung weitergeleitet. Die Dauer des ansonsten üblichen Postwegs sowohl bei der Weiterleitung der Anfrage als auch des Antwortschreibens entfällt.
Die Knappschaft-Bahn-See führt für den Bereich Rentenversicherung ein zentrales Beschwerdemanagement durch. Die zentrale Bearbeitung von Beschwerden stellt die homogene Bearbeitung sämtlicher Beschwerdevorgänge sicher und liefert eventuell Hinweise auf Optimierungspotential bei den Geschäftsprozessen. Die in den Beschwerden enthaltenen Informationen werden analysiert und ausgewertet. Auch in diesem Bereich werden die Anfragen und Stellungnahmen zwischen der Rentensachbearbeitung und dem Zentralen Beschwerdemanagement nunmehr digital ausgetauscht.